Entro il 31 dicembre 2021 le Amministrazioni dovranno adeguarsi alle nuove Linee guida AgID sul documento informatico. Il corso trasferisce conoscenze, metodologie e strumenti per un’adeguata gestione dei processi di dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione. Saranno oggetto di analisi le disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale che impongono l’uso esclusivo di strumenti digitali nella formazione, trasmissione e conservazione di documenti informatici. In particolare si approfondirà l’impatto della normativa sui processi gestionali interni e sull’erogazione dei servizi ai cittadini, per poi focalizzare l’attenzione sulle novità introdotte dalle Linee guida AgID. Un apposito focus avrà per oggetto le attività di adeguamento relative alle nomine, al Manuale di gestione documentale e alla conformità normativa degli strumenti informatici utilizzati. Attraverso le apposite funzionalità della piattaforma sarà possibile porre domande e quesiti al docente.
Il corso si terrà in modalità webinar in diretta il 14 ottobre 2021, dalle ore 9:00-16:00. Le iscrizioni, con una credenziale per ciascun Comune aderente all'Unione, dovranno pervenire compilando il relativo format entro le ore 12:00 del 29 settembre 2021.
PROGRAMMA
La formazione del documento informatico e le firme elettroniche
• Il documento informatico e le firme elettroniche.
• Le tipologie di firme elettroniche e la validità giuridico/probatoria dei documenti informatici.
• Il ciclo di vita del documento informatico: formazione; trasmissione; gestione; conservazione.
• Il documento amministrativo informatico.
• Copie e duplicati.
• La conversione dei documenti da analogico a digitale e viceversa.
La trasmissione del documento informatico
• Strumenti di trasmissione dei documenti e loro efficacia giuridica: la cooperazione applicativa; la posta elettronica ordinaria; la posta elettronica certificata.
• La normativa applicabile alle comunicazioni tra: P.A./P.A.; P.A./imprese; P.A./privati.
Il protocollo e la gestione del documento informatico
• Il sistema di gestione documentale. • Il responsabile della gestione documentale: figura e compiti.
• Aspetti giuridici e organizzativi in materia di protocollo informatico: natura e funzione del protocollo informatico; le disposizioni a presidio della funzione certificativa del protocollo informatico; istruzioni per la corretta tenuta del protocollo informatico; il registro giornaliero di protocollo e registro di emergenza.
• Aspetti giuridici e organizzativi in materia di fascicoli informatici: definizione e caratteristiche di fascicoli informatici; a creazione e alimentazione dei fascicoli informatici; il Piano di fascicolazione.
• Il Manuale di gestione documentale: contenuti; soggetti coinvolti nella predisposizione e adozione del Manuale;
- modalità di formazione ed aggiornamento.
La conservazione del documento informatico
• La conservazione documentale e la conservazione sostitutiva: le regole tecniche sulla conservazione;
- il responsabile della conservazione; i conservatori e i servizi di conservazione.
• Aspetti giuridici ed operativi nella conservazione del documento informatico i documenti oggetto di conservazione: la durata della conservazione a norma.
• Il processo di conservazione: le figure coinvolte; la sicurezza del processo di conservazione; i pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione.
• Il Manuale di conservazione documentale: contenuti; soggetti coinvolti nella predisposizione e adozione del Manuale; modalità di formazione ed aggiornamento.